Foto's van personeel vooraf laten goedkeuren

Een toestemming voor 'een foto op de website' dekt niet vanzelf elk ander gebruik. Een beeld op je eigen site, een bedrijfspagina op een sociaal netwerk en een advertentie zijn verschillende plekken met verschillende bereiken en verschillende mogelijkheden om iets achteraf aan te passen. Leg daarom per beeld en per medium vast wat er gepubliceerd wordt.

Een sociaal netwerk heeft eigen regels en instellingen. De helpcentrum-pagina van LinkedIn bevat onderwerpen over zichtbaarheid van berichten en over de zichtbaarheid van een openbaar profiel. Dat laat zien dat zichtbaarheid per platform instelbaar is en kan variëren. Welke opties precies bestaan, kan wijzigen; de beheerder van je pagina controleert dat in het platform zelf voor je een beeld publiceert.

Maak voor elke foto één vast formulier of regel in een gedeeld overzicht. Dat voorkomt discussies achteraf en maakt overdracht aan een collega eenvoudig.

• Beeld: bestandsnaam of een korte beschrijving, datum van opname en wie er op staan.
• Medium: exacte plek van publicatie, zoals een pagina op je site, een bedrijfspagina of een nieuwsbrief.
• Doel: waarvoor het beeld dient, zoals een vacaturepagina of een voorstelling van het team.
• Bewerking: uitsnede, filter of bijgeschreven tekst, zodat duidelijk is wat er getoond wordt.
• Contact voor bezwaar: een met naam genoemd persoon of een mailadres.
• Datum en wijze van akkoord: wanneer en hoe de medewerker het beeld zag en bevestigde.
• Herzieningsdatum: een moment waarop je afspreekt het overzicht na te lopen.

Vraag de medewerker het concreet beeld te zien in de vorm waarin je publiceert, niet enkel een omschrijving. Wie het eindresultaat ziet, kan een gerichter antwoord geven.

Een medewerker moet makkelijk kunnen aangeven dat hij of zij een beeld niet wil laten staan of liever wijzigt. Maak dat laagdrempelig: één naam, één mailadres, een duidelijke boodschap dat een vraag of bezwaar niet tegen de medewerker gebruikt wordt, en zorg dat je dat in de praktijk ook zo behandelt. Een bezwaarroute via een anoniem algemeen adres dat niemand leest, werkt niet.

Spreek intern af wie het ontvangt, binnen welke redelijke termijn je reageert en wie het beeld uit je eigen kanalen haalt. Een termijn is een interne afspraak; welke termijn of verplichting voor jouw situatie geldt, bespreek je met een juridische adviseur. Houd ook rekening met beelden die al elders staan, zoals gedeelde berichten van derden. Die kun je niet altijd zelf verwijderen, en dat zeg je eerlijk aan de medewerker.

Een eerdere goedkeuring geldt voor het beeld en het gebruik dat je toen toonde. Verandert er iets, dan leg je het opnieuw voor. Gebruik deze beslisregels.

Twijfel je of een wijziging 'groot genoeg' is, behandel haar dan als een nieuwe vraag. Een extra bevestiging kost weinig en voorkomt een slechte ervaring.

Een goedgekeurd beeld moet ook bruikbaar zijn voor mensen die het niet kunnen zien. De W3C-handleidingen over toegankelijkheid bevatten uitleg over het toegankelijk aanbieden van afbeeldingen. Voeg dus een korte, feitelijke alternatieve tekst toe. Beschrijf wie of wat er te zien is zonder te speculeren, en vermeld namen alleen als de medewerker daarmee akkoord ging. Leg de gekozen tekst vast in hetzelfde formulier, zodat beeld, tekst en toestemming samen bewaard blijven. Een alternatieve tekst is één onderdeel van toegankelijkheid en bewijst geen volledige WCAG-conformiteit van de pagina.

Denk ook aan bestandsnamen en metadata. Staat er in de bestandsnaam of in de bijschriften informatie die de medewerker niet voorlegde, zoals een volledige naam of een privélocatie? Controleer dat voor je publiceert, en kijk na publicatie op de echte pagina of de tekst en het beeld overeenkomen met wat is afgesproken.

Een fictief bedrijf wil een teamfoto op de pagina 'Over ons' en dezelfde foto, bijgesneden, op zijn bedrijfspagina van een sociaal netwerk zetten. Invoer: één groepsfoto met vijf medewerkers, twee publicatieplekken, één verantwoordelijke voor bezwaren.

1. Maak per plek een regel in het overzicht, want het zijn twee media met twee uitsneden.
2. Toon elke medewerker beide versies zoals ze zullen verschijnen.
3. Noteer per persoon datum en wijze van akkoord, of de vraag om een andere foto.
4. Publiceer pas als alle vijf bevestigd hebben. Ontbreekt er één bevestiging of weigert iemand, dan gebruik je een foto zonder die persoon of een andere foto. Een weigering mag geen nadelige gevolgen voor de medewerker hebben en je oefent geen druk uit via de groep.
5. Controleer de gepubliceerde pagina op beeld, alternatieve tekst en bijschrift.
6. Zet een herzieningsdatum in je agenda.

De overdrachtsnotitie bevat het overzicht, de naam van de contactpersoon en de plekken waar het beeld staat. Wil je daarna zien welke publieke signalen je website uitstuurt, bekijk die dan via Marketing Scan. Die scan toont zichtbare signalen en beoordeelt toestemmingen of naleving niet.