Een subcontractor noemt je bedrijf in een review

Reviews op Google Maps moeten volgens het beleid een echte ervaring met een plaats of bedrijf weerspiegelen en onpartijdig zijn. Google beschrijft in zijn contentbeleid (verboden en beperkte content) dat content die voortkomt uit belangenverstrengeling niet is toegestaan. Als voorbeelden noemt het beleid een huidige of voormalige dienstbetrekking, een contractuele of adviesrelatie, en andere professionele of persoonlijke partnerschappen.

Een subcontractor valt in die categorie als er een contract, opdracht of betalingsrelatie tussen jullie bestaat. Zijn ervaring gaat dan over samenwerken, niet over het afnemen van jouw dienst als consument. Een review als 'prettig bedrijf om voor te werken' beantwoordt een andere vraag dan die waarvoor reviews bedoeld zijn.

Let op de omgekeerde richting. Het beleid verbiedt verkopers om te vragen om content die niet op een echte ervaring is gebaseerd, en content die uit belangenverstrengeling voortkomt is niet toegestaan. Als jij een partner om een review hebt gevraagd, ligt het probleem mede bij jou, niet alleen bij de schrijver.

Voor je iets doet, leg je de feiten vast. Gebruik een eenvoudig dossier met vijf vragen:

1. Wie is de schrijver? Zoek de naam in je administratie van leveranciers, facturen en contracten. Een naam zonder match is geen bewijs dat er geen relatie is, maar een reden om verder te kijken.
2. Is er een lopende of vroegere zakelijke relatie? Denk aan een samenwerking, een offerte, een nog openstaande factuur of een beëindigd contract.
3. Waarover gaat de review? Beschrijft hij een eigen ervaring als afnemer, of een ervaring als partner?
4. Heb je er zelf om gevraagd? Controleer je mailbox, chatberichten en interne instructies. Niet vragen zonder bewijs te bekijken is gokken.
5. Is de review positief of negatief? Voor het beleid maakt de toon niet uit. Een belangenverstrengeling blijft er een, ook als de review gunstig is.

Leg per vraag je antwoord en de bron vast, met datum. Dat dossier heb je nodig als je later wilt melden of intern wilt uitleggen waarom je niets deed.

Gebruik onderstaande matrix om per situatie een keuze te maken. Het is een eigen werkhulp, geen uitspraak over hoe Google een melding beoordeelt.

Google geeft zelf aan dat je een review niet moet melden omdat je die niet leuk of onterecht vindt, en dat het zich niet mengt in conflicten tussen bedrijven en klanten. Een melding moet dus steunen op een beleidsreden.

Beslis je op basis van je dossier om te melden, dan beschrijft Google in zijn hulppagina ongepaste reviews melden twee routes. Exacte schermnamen en opties kunnen wijzigen. Controleer dus zelf in je bedrijfsprofiel wat je ziet.

1. Open je bedrijfsprofiel en ga naar de reviews.
2. Zoek de review en kies de optie om te melden.
3. Selecteer de reden die het best past bij het beleid. De bron noemt Spam en Grof taalgebruik slechts als voorbeelden van redenen. Controleer in je eigen scherm welke categorieën je krijgt en of er een is die bij belangenverstrengeling of valse betrokkenheid past. Kies er geen die niet past.
4. Verstuur de melding en noteer datum en reden in je dossier.
5. Volg de status op in de tool voor reviewbeheer. De bron noemt statussen zoals beslissing in behandeling en melding beoordeeld zonder beleidsschending.

De bron zegt dat beoordeling meestal een paar dagen duurt. Behandel dat als een indicatie, niet als belofte. Als de melding wordt afgewezen, kun je volgens de bron eenmalig bezwaar maken. Plan dat bezwaar dus bewust in en gebruik het alleen met een dossier dat nieuwe of duidelijkere informatie bevat.

Stel: een kmo in de installatiesector ziet een nieuwe review van een zelfstandige die regelmatig opdrachten voor het bedrijf uitvoert. De eigenaar geeft het dossier door aan een collega. Dit is de invoer en de controle, zonder verzonnen uitkomsten.

Invoer in de overdrachtsnotitie: naam van de reviewer, link naar de review, datum van publicatie, lijst van facturen of opdrachtbonnen waarin de naam voorkomt, kopie van eventuele berichten waarin om feedback is gevraagd, en de vraag aan de collega: past dit onder een professionele relatie volgens het contentbeleid?

Verwachte controles door de collega:

• Komt de naam voor in de leveranciersadministratie? Ja of nee, met bron.
• Is er iets in de mailbox waaruit blijkt dat het bedrijf om een review vroeg? Ja of nee, met bron.
• Gaat de tekst over een eigen afname of over samenwerken?
• Welke beslisregel uit de matrix is van toepassing, en wie neemt de uiteindelijke beslissing?

De collega vult de notitie in en schrijft erbij wat nog onzeker is. Of Google de melding goedkeurt, blijft open tot de beoordeling klaar is.

De meeste problemen met belangenverstrengeling ontstaan door onduidelijke afspraken. Schrijf een korte interne regel: medewerkers, subcontractors en zakelijke partners vragen we niet om reviews. Voor echte klanten volgen we de aanpak uit de tips om meer reviews te krijgen: herinner klanten eraan dat ze een review kunnen plaatsen, bijvoorbeeld met een link of QR-code, zonder beloning en zonder te sturen op inhoud of beoordeling. Reageer op reviews kort, vriendelijk en feitelijk.

Wil je ook weten welke signalen over je bedrijf publiek zichtbaar zijn? Je kunt de zichtbare signalen van je eigen website bekijken via Marketing Scan. Een publieke scan meet wat zichtbaar is en vervangt niet je eigen controle van je reviews en bedrijfsprofiel.