Reviewverzoeken bij gedeelde factuurmailboxen

Bij een persoonlijk adres weet je wie je aanschrijft. Bij een gedeelde factuurmailbox weet je dat niet. Meerdere collega's kunnen dezelfde mail lezen, en niemand weet wie van hen jouw dienst heeft meegemaakt. Daar ontstaan drie problemen.

• Mensen zonder eigen ervaring voelen zich aangesproken en schrijven toch iets, uit beleefdheid of op verzoek van een collega.
• Een directeur of collega kan beslissen dat 'iedereen even een review plaatst'. Dat staat haaks op wat Google verwacht.
• De boekhouder die de mail opent, kent jouw werk vaak niet, maar voelt zich toch verantwoordelijk.

Google stelt dat reviews een daadwerkelijke ervaring moeten weerspiegelen, en noemt als verboden onder meer content die vanuit meerdere accounts is gepost door of op verzoek van één persoon (beleid over verboden en beperkte content). Bij een gedeelde mailbox is die situatie snel bereikt, ook zonder kwade wil. Je oplossing is daarom niet de tekst bijschaven, maar het verzoek anders richten: eerst aan één contactpersoon, die zelf beoordeelt of er iemand met een echte ervaring is.

Gebruik deze volgorde zodra een factuur naar een gedeeld adres gaat.

1. Identificeer de contactpersoon. Kijk in je offerte, projectmails of planning wie de dagelijkse gesprekspartner was. Dat is de persoon aan wie je het verzoek richt, niet de mailbox.
2. Verstuur het verzoek apart van de factuur. Laat het niet meereizen met de betalingsmail. Zo blijft het een vrijblijvende vraag en geen voorwaarde.
3. Vraag eerst, link daarna. Begin met een korte vraag of de contactpersoon bereid is feedback te delen, en voeg pas daarna de link toe. Google raadt aan klanten naar een Google-link te sturen of een QR-code te laten scannen (tips om meer reviews te krijgen).
4. Laat de keuze open. Schrijf expliciet dat niemand verplicht is iets te plaatsen en dat alleen iemand die de dienst zelf meemaakte een review hoeft te overwegen.
5. Geef geen inhoud, aantal of beloning mee. Geen voorbeeldtekst, geen gewenste sterren, geen korting of cadeau.
6. Noteer wat je verstuurde. Een kort logboek met datum, contactpersoon en versie van de tekst helpt bij overdracht.

Houd de mail kort. De contactpersoon moet in een paar seconden begrijpen wat je vraagt en dat nee zeggen geen gevolgen heeft.

Doorloop dit blad per factuuradres voor je een verzoek verstuurt.

Dit blad vervangt geen eigen beoordeling. Het helpt je wel om in elke situatie dezelfde vraag te stellen: heeft de ontvanger zelf iets meegemaakt, en voelt die persoon zich vrij om te weigeren?

Een voorbeeld dat je kunt aanpassen. De naam en het project vul je zelf in.

Beste [naam],
Bedankt voor de prettige samenwerking aan [project]. Dit bericht staat los van de factuur. Als je het wilt, kun je je ervaring met ons delen op Google. Alleen jij kunt dat beoordelen, want jij werkte met ons samen. Je bent nergens toe verplicht, en nee zeggen heeft geen gevolgen. Als je interesse hebt, vind je hier de link: [link]. Heb je liever dat we geen verzoeken sturen, laat het gerust weten.

Let op wat ontbreekt: geen voorgeschreven sterren, geen thema's om te noemen, geen beloning. Het contentbeleid verbiedt beloningen voor reviews, het vragen om content die niet op een echte ervaring berust, en het onder druk zetten of verplichten van gebruikers om een review te schrijven (beleid over verboden en beperkte content). Selectief alleen om positieve reviews vragen is ook niet toegestaan, dus stuur geen sturende tekst mee. De tips van Google noemen bovendien dat reviewers zijn ingelogd op een Google-account (tips om meer reviews te krijgen). Laat de contactpersoon dus zelf beslissen of die dat wil.

Als iemand anders in je team het verzoek verstuurt, voorkom je fouten met een vaste overdracht. Leg per klant vast: wie de contactpersoon is, wanneer en met welke tekst het verzoek is verstuurd, en of de klant een voorkeur heeft uitgesproken om niet meer benaderd te worden. Zet dat in je klantdossier, niet in de gedeelde mailbox van de klant.

Controleer na verzending drie dingen.

• Is het verzoek alleen bij de contactpersoon aangekomen, en niet bij het gedeelde adres of in cc?
• Bevat de tekst geen incentive, geen opgelegd aantal en geen sturende inhoud?
• Heb je een eventuele weigering of stilte gerespecteerd, zonder een tweede persoon aan te schrijven?

Wanneer er een review verschijnt, reageer je kort en vriendelijk. Google raadt aan op reviews te reageren en eerlijke, evenwichtige feedback te waarderen (tips om meer reviews te krijgen). Meld een review alleen als die het contentbeleid schendt, en niet omdat je die onterecht of onaangenaam vindt. Wil je dat doen, dan loop je de meldprocedure via je bedrijfsprofiel door; de status kun je daarna volgen (ongepaste reviews melden). Exacte schermen en rechten kunnen wijzigen, dus controleer in je eigen profiel waar de beheerder dit vindt.

Deze procedure verkleint het risico op druk en onechte reviews, maar garandeert niets. Je kunt niet voorspellen of iemand schrijft, wanneer, of wat. Ook beloof ik geen verbetering van zichtbaarheid of omzet. De regels van Google kunnen wijzigen; lees het actuele beleid zelf na. Dit is geen juridisch advies. Voor jouw situatie, bijvoorbeeld een specifiek contract met een grote klant, kan het zinvol zijn om intern of met je adviseur af te stemmen hoe je reviewverzoeken benadert.

Wil je zien hoe je bedrijf er publiek uitziet voor mensen die je zoeken? Je kunt de publieke signalen van je eigen website bekijken via Marketing Scan. Die scan bekijkt wat zichtbaar is en voert niet alle controles uit die in deze gids staan.