Een reservebeheerder aanstellen zonder overal rechten te geven

Veel kmo's gooien twee vragen op één hoop. De eerste is: wie kan iemand terug in het account krijgen als de eigenaar wegvalt? De tweede is: wie mag in advertentie-, analyse- of websitetools dagelijks wijzigingen doen? Een reservebeheerder hoort bij de eerste vraag. Voor de tweede gebruik je de toegangsbeheer van elke tool afzonderlijk, met een eigen account per persoon.

Deze scheiding bepaalt je minimale rol. De reservebeheerder hoeft niet elke dag in campagnes te werken. Die persoon moet kunnen helpen herstellen, een wijziging kunnen laten doorvoeren en weten wie de beslissing neemt. Schrijf dat in één zin op, bijvoorbeeld: De reservebeheerder kan toegang herstellen en rechten laten aanpassen, maar voert geen campagnewijzigingen door. Past een recht niet in die zin, dan geef je het niet standaard.

Controleer ook wie de eigenaar van het account is. Is dat een persoonlijk account van een medewerker, dan is dat je eerste risico, nog voor je een reserve aanstelt.

Een herstelrol is geen beheerdersrol. Google beschrijft in de hulp bij problemen met tweestapsverificatie welke back-upopties er zijn als de hoofdtelefoon weg is: een andere telefoon die aangemeld is, een extra telefoonnummer, een eerder bewaarde back-upcode, een hardwarebeveiligingssleutel of een toegangssleutel op een ander apparaat. Gebruik die lijst als bouwstenen en beslis per bouwsteen wie hem bewaart.

Een beveiligingssleutel in een afgesloten kast bij de zaakvoerder en een back-upcode bij de reservebeheerder zijn twee aparte keuzes met elk een eigen risico. Let op: Google waarschuwt dat je back-upcodes niet aan anderen geeft, en met zo'n code kan iemand de tweede stap voor het account doorlopen. Beschouw dat dus als een zwaar recht en overweeg een bewaarplaats die door twee personen samen wordt geopend. Bij Advanced Protection is een back-upcode bovendien niet beschikbaar. Leg nooit alle bouwstenen bij één persoon, want dan is die persoon in de praktijk de nieuwe eigenaar. De bron wijst er ook op dat bij Advanced Protection enkel een back-upbeveiligingssleutel werkt. Heb je die dan niet, dan blijft alleen accountherstel over. Weet dus vooraf of je account zo beveiligd is.

Is een telefoon of sleutel verloren of gestolen, trek dan meteen de toegang in, zoals Google aanraadt: log uit op het toestel, wijzig het wachtwoord en verwijder de sleutel of toegangssleutel. Wacht daar niet mee tot je een volledige inventaris hebt.

Noteer voor elke bouwsteen drie dingen: waar hij ligt, wie erbij kan en wanneer hij vervangen wordt, bijvoorbeeld na gebruik of na een personeelswissel.

Rechten helpen niet als niemand weet wie wie moet bellen. Leg een route vast met namen en een volgorde: wie meldt het incident, wie beslist over noodtoegang, wie voert uit en wie wordt achteraf ingelicht. Gebruik voor die contacten kanalen die niet afhangen van het account dat uitgevallen is. Een mailadres dat enkel via het geblokkeerde account bereikbaar is, is geen route.

Houd rekening met wachttijden. Volgens de uitleg over tweestapsverificatie aanzetten kan het tot 7 dagen duren voor Google een nieuw telefoonnummer voor tweestapsverificatie vertrouwt. Bij een verdacht nummer is er 30 dagen om te bevestigen dat jij het toevoegde. De bron meldt ook dat stappen voor accounts via werk of school misschien niet werken en dat je dan je beheerder contacteert. Noteer dus wie bij jou die beheerder is en waar je dat nakijkt. Voeg back-upnummers dus toe vóór je ze nodig hebt, niet tijdens een noodgeval.

Gebruik dit blad per tool of account. Vul de derde kolom zelf in na controle bij de beheerder of in de toegangsinstellingen van de tool, want mogelijkheden en schermnamen kunnen wijzigen.

Een noodroute die je nooit test, is een aanname. Doe de test op een afgesproken moment en bij voorkeur eerst op een minder kritiek account. Spreek vooraf af wat je vastlegt, zodat je achteraf kan bewijzen wat er gebeurde.

1. Kondig de test aan bij de eigenaar en de reserve. Noteer datum, doel en wie toekijkt.
2. Kies één scenario, bijvoorbeeld: de hoofdtelefoon is niet beschikbaar.
3. De reserve volgt enkel de opgeschreven route, zonder mondelinge hulp van de eigenaar.
4. Noteer per stap welke bouwsteen werd gebruikt en wat er mislukte of onduidelijk was.
5. Kijk na afloop zelf na welke aanmeldings- of beveiligingsinformatie jouw account toont en of die met je notities overeenkomt. Wat zichtbaar is, hangt af van het account en de organisatie-instellingen, dus controleer dit vooraf.
6. Vervang gebruikte bouwstenen, zoals een back-upcode, en trek toegang in die niet meer nodig is.
7. Pas het beslisblad aan en plan de volgende test.

De test slaagt als de reserve het account kon herstellen met enkel de herstelmiddelen, en als de logging klopt met je notities. Een geslaagde test garandeert niet dat herstel in een echt noodgeval even vlot verloopt.

Een fictieve winkel met drie medewerkers heeft één zakelijk account dat door de zaakvoerder wordt gebruikt. Invoer: de zaakvoerder wijst een medewerker aan als reservebeheerder. Die krijgt een eigen account met de laagste rol in de advertentietool. De afgesproken herstelmiddelen, bijvoorbeeld een back-upcode (indien het account die toelaat), worden in een afgesloten bewaarplaats gelegd die de reserve enkel samen met de zaakvoerder opent. De beveiligingssleutel blijft in een afgesloten kast. De contactroute staat op papier, met een privénummer buiten het account.

Verwachte controles: (1) de reserve kan de back-upcode terugvinden zonder hulp; (2) in de advertentietool is de rol van de reserve beperkt, wat de zaakvoerder zelf nakijkt; (3) na de test is de gebruikte code vervangen; (4) het logboek bevat datum, scenario, uitvoerder en opmerkingen. Zijn er afwijkingen, dan wijzig je het beslisblad en niet enkel de persoon.

Wil je ook weten welke publieke signalen je website uitstuurt, kijk dan via Marketing Scan. Een publieke scan meet enkel zichtbare signalen en toont niets van je accountinstellingen of herstelroutes.