Een transcript naast je instructievideo publiceren

Het W3C maakt in zijn richtlijnen voor toegankelijke media onderscheid tussen onderdelen die elk een andere functie hebben (W3C: toegankelijke audio en video). Ondertitels geven doven en slechthorenden een tekstversie van spraak en geluiden die nodig zijn om de inhoud te begrijpen. Een transcript is een tekstversie van diezelfde spraak en geluiden, bij voorkeur een beschrijvend transcript dat ook de visuele informatie in tekst uitlegt. Volgens de bron is zo'n beschrijvend transcript nodig om video aan mensen te geven die zowel doof als blind zijn.

Voor een instructievideo betekent dit: een kale kopie van het gesproken woord mist visuele informatie; het W3C raadt bij voorkeur een beschrijvend transcript aan. Zegt de presentator 'klik hier', dan weet een lezer zonder beeld niet waar. Je transcript moet dus ook beschrijven wat er op het scherm gebeurt. De bron geeft geen volledige wettelijke toets voor jouw situatie. Beschouw dit dus als werkafspraak en controleer eventuele verplichtingen zelf of met een specialist.

Schrijf het transcript van de definitieve montage, niet van het script. Scripts wijken bijna altijd af van wat uiteindelijk wordt gezegd. Werk in deze volgorde:

1. Zet de definitieve video naast een leeg document.
2. Typ wat er wordt gezegd, per spreker of per stap.
3. Voeg op een aparte regel toe wat er zichtbaar gebeurt, bijvoorbeeld 'Op het scherm: je opent het menu en kiest de exportoptie.'
4. Neem tekst op die in beeld verschijnt, zoals titels, knoppen of waarschuwingen.
5. Schrijf elke link volledig uit als klikbare tekstlink, ook als de video er alleen naar verwijst.
6. Noteer relevante geluiden die geen spraak zijn, zoals een signaal of een foutmelding.

Gebruik dezelfde namen voor knoppen en velden als in de video. Wijkt je transcript af van de benaming op het scherm, dan zoekt de lezer naar iets wat er niet staat.

Staat je video op YouTube, dan kun je ondertiteling toevoegen via YouTube Studio. De hulppagina beschrijft onder meer een bestand uploaden, handmatig typen en automatisch synchroniseren (YouTube Help: ondertiteling toevoegen). Bij automatisch synchroniseren plaats je een bestaand transcript, waarna de timing automatisch wordt ingesteld. Het transcript moet dan in dezelfde taal zijn als de gesproken taal en in een door de spraakherkenning ondersteunde taal. Volgens de bron zijn transcripten minder geschikt voor video's van meer dan een uur of met slechte geluidskwaliteit. De bron raadt ook aan geluiden zoals [applaus] toe te voegen.

Let op: een transcript met handelingsregels is niet hetzelfde als ondertitelbestand. Je kunt beter een aparte, korte versie van de gesproken tekst voor de ondertitels gebruiken en de uitgebreide versie als pagina-tekst. Exacte schermnamen en opties kunnen wijzigen; de beheerder van het kanaal controleert wat er in Studio echt beschikbaar is.

Dit is een verzonnen voorbeeld om de werkwijze te tonen, zonder uitkomsten. Stel dat je een video hebt over het exporteren van een overzicht uit een pakket. De video bevat zeven stappen, tekst in beeld bij stap 3 en een verwijzing naar een helppagina die alleen gesproken wordt.

Overdrachtsnotitie aan de collega die de pagina publiceert: 'Definitieve videoversie 2. Transcript bevat zeven genummerde stappen, elk met een regel Op het scherm. De tekst uit stap 3 staat letterlijk in het transcript. De helplink staat als volledige tekstlink onder stap 6. Ondertitels gebruiken de gesproken tekst zonder de schermregels.'

Verwachte controles: telt het transcript zeven stappen, klopt de volgorde met de video, werkt de link, staat de versienaam van de video bij het transcript en is de taal identiek aan de audio? Meer verwacht je van dit voorbeeld niet.

Het grootste risico zit niet in het schrijven maar in later bijwerken. Wijzig je de video, dan wijzigt ook het transcript. Leg dit vast:

• Noteer bij het transcript de videoversie of datum waarop het is nagekeken.
• Laat elke videowijziging een taak 'transcript bijwerken' openen.
• Speel na elke wijziging de video af met het transcript ernaast en vink af: stappen, knopnamen, links, tekst in beeld.
• Test de links in het transcript, want ze verouderen sneller dan de video.
• Controleer na het uploaden van nieuwe ondertitels of timing en taal kloppen.

Wil je zien welke zichtbare signalen je website rond video en pagina-tekst nu geeft, dan kun je de publieke signalen van je eigen site bekijken via Marketing Scan. Een publieke scan meet wat zichtbaar is en voert niet noodzakelijk alle controles uit dit artikel uit.