Wie heeft er toegang tot je bedrijfspagina's?

Loop deze lijst één keer af en noteer per kanaal wie er toegang heeft en met welk niveau.

• Google Bedrijfsprofiel: eigenaar en beheerders. Er is altijd precies één primaire eigenaar.
• Facebook en Instagram: via Meta Business Suite, bij de personen met paginatoegang.
• LinkedIn-bedrijfspagina: beheerders van de pagina.
• Je website: beheerdersaccounts in je contentsysteem.
• Je domeinnaam: wie staat als houder geregistreerd, niet wie hem betaalt.
• Google Analytics en Search Console: gebruikers met beheerrechten.

Die vijfde is de belangrijkste en de meest vergetene. Je domeinnaam is de sleutel tot alles: je website, je e-mail, je verificaties. Staat die op naam van je bouwer, dan heb je in feite je huis op andermans naam staan.

De regel is simpel en lost bijna alle problemen op. De hoogste rechten liggen bij een account van de zaak zelf. Iedereen anders krijgt precies genoeg om zijn werk te doen.

Wie	Niveau	Waarom
Zaakvoerder	Eigenaar	Kan altijd anderen toevoegen of verwijderen
Tweede persoon in de zaak	Beheerder	Vangnet bij ziekte of vakantie
Marketingbureau	Beheerder, niet eigenaar	Kan werken, kan je niet buitensluiten
Medewerker die post	Editor of publicatierechten	Meer is niet nodig
Stagiair of tijdelijke hulp	Beperkt, met einddatum	Vergeten intrekken is de klassieke fout

Let vooral op die derde rij. Een bureau mag alles kunnen doen wat het werk vraagt, maar het mag jou nooit kunnen verwijderen. Dat is geen wantrouwen, dat is gewoon hoe je een sleutel uitleent.

Een tweede veelgemaakte fout: alles hangt aan het persoonlijke Google- of Facebookaccount van één medewerker. Vertrekt die persoon, dan vertrekt je toegang mee.

Wat wel werkt:

1. Maak een account op je eigen domein, bijvoorbeeld met een adres als beheer op jouw domein. Dat account blijft van de zaak, ook als de persoon verandert.
2. Zet daar tweestapsverificatie op, met een authenticator en niet met sms.
3. Bewaar de herstelcodes op een veilige plek waar minstens twee mensen bij kunnen.
4. Koppel er een tweede beheerder aan zodat je nooit van één toestel afhangt.

Dat eerste punt heeft ook een commerciële kant: 77% van de consumenten vertrouwt bedrijven met een e-mailadres op eigen domein, terwijl 64% weinig tot geen vertrouwen heeft in bedrijven die een gratis e-mailadres gebruiken.

Stap je over van bureau, of vertrekt de medewerker die alles beheerde? Doe het in deze volgorde, want omgekeerd loop je vast.

1. Voeg eerst het nieuwe account toe met het hoogste niveau, en controleer dat het werkt.
2. Test alles vanuit het nieuwe account: kun je posten, antwoorden, gegevens wijzigen?
3. Pas daarna verwijder je de oude toegang. Nooit eerst verwijderen, want dan sta je buiten als er iets misloopt.
4. Documenteer het in je lijst: wie heeft nu waar toegang, sinds wanneer.

Bij Google Bedrijfsprofiel geldt een bijzonderheid: eigenaarschap overdragen vraagt dat de nieuwe eigenaar eerst beheerder is, en er zit soms een wachttijd op. Reken dus op enkele dagen en begin er niet mee op de dag dat je bureau vertrekt.

Het gebeurt, en het is oplosbaar, alleen traag. Wat helpt:

• Vraag het gewoon eerst. In de meeste gevallen is er geen conflict, maar heeft niemand er nog aan gedacht. Een mail lost het vaak op.
• Gebruik de terugvorderingsprocedure van het platform. Google heeft een procedure waarbij de huidige eigenaar een termijn krijgt om te reageren.
• Verzamel bewijs dat je de zaak vertegenwoordigt: ondernemingsnummer, een foto van je gevel, een factuur.
• Reken op weken, niet op dagen.

En als je alles weer in handen hebt: leg het meteen vast in een document, samen met je andere kanalen. Wil je erbij nakijken welke kanalen je site uitstraalt en of ze allemaal nog werken, dan controleert de gratis marketing scan dat samen met je zes andere pijlers.