Angebote nachverfolgen, ohne aufdringlich zu sein: 5 Tipps

Antwortet ein Kunde nicht, vermuten wir selbst das schlimmste Szenario: zu teuer, nicht gut genug, jemand anderes gewählt. Es gibt auch andere Erklärungen:

• Der Kunde las Ihre E-Mail auf dem Smartphone und wollte später darauf zurückkommen. Dieses Später kam nie.
• Intern muss jemand mitentscheiden: ein Teilhaber, Partner oder Vorgesetzter.
• Der Zeitplan hat sich verschoben: Umbau, Kampagne oder Projekt wurden um einen Monat vertagt.
• Ihr Angebot wirft eine kleine Frage auf, die zu stellen dem Kunden gerade etwas zu viel Mühe macht.

In all diesen Fällen ist freundliches Nachfassen keine Störung, sondern eine Dienstleistung. Sie helfen dem Kunden, eine ohnehin notwendige Entscheidung tatsächlich zu treffen. Das ist der mentale Wendepunkt: Nachfassen ist kein Betteln, sondern professionelles Abschließen des Begonnenen.

Untersuchungen zur Vertriebs- und E-Mail-Nachverfolgung zeigen, dass auch spätere Nachrichten Antworten bringen können. Zielgruppen und Definitionen unterscheiden sich jedoch: Zahlen zu Kaltakquise-E-Mails prognostizieren kein Angebot, das ein Bestandskunde selbst angefordert hat. Eine feste Anzahl von Kontakten garantiert keinen Verkauf.

Messen Sie Ihren eigenen Prozess: versandte Angebote, hilfreiche Nachfasskontakte, tatsächliche Antworten, angenommene Angebote und Abschlussgründe. Unterscheiden Sie automatische Reaktionen von echten Antworten. Verwenden Sie diese Daten, um Ihren Rhythmus anzupassen, statt allgemeingültige Prozentsätze für Timing oder gewonnene Geschäfte zu versprechen.

Nutzen Sie diesen Rhythmus als Ausgangspunkt und passen Sie ihn an Ihre Branche an:

Die Ankündigung an Tag 0 ist Gold wert: Wenn Sie beim Versand bereits sagen, dass Sie am Donnerstag kurz anrufen, ist der Anruf keine Überraschung mehr, sondern eine Vereinbarung.

Der Unterschied zwischen aufdringlich und hilfreich liegt in der Formulierung. Vermeiden Sie vorwurfsvolle Klassiker wie: Ich habe noch nichts von Ihnen gehört. Schreiben Sie lieber:

• Tag 2 bis 3: Ich wollte kurz prüfen, ob das Angebot angekommen und alles verständlich ist. Falls etwas besser zu Ihren Vorstellungen passen könnte, höre ich das gern.
• Tag 7: Ich musste noch an Ihr Projekt denken: Bei einem ähnlichen Kunden sind wir kürzlich so vorgegangen. Gern erläutere ich das Angebot kurz telefonisch.
• Tag 14 (telefonisch): Ich rufe kurz wegen des Angebots an. Es ist kein Problem, wenn Sie noch Zeit benötigen. Ich möchte vor allem wissen, ob ich etwas erklären und unsere Planung abstimmen kann.
• Abschluss: Ich gehe davon aus, dass der Zeitpunkt derzeit nicht passt. Ich lege den Vorgang beiseite, und Sie können jederzeit darauf zurückkommen: Die im Angebot genannte Gültigkeit bleibt bestehen.

Faustregel: Jeder Nachfasskontakt gibt etwas, etwa eine Antwort, eine Idee oder Klarheit, statt etwas zu verlangen. Dann fühlt sich keine Nachricht wie Nachstellen an.

Das Problem ist nicht die Schwierigkeit, sondern dass Sie sich erinnern müssen, meist in den geschäftigsten Momenten. So machen Sie ein System daraus:

1. Planen Sie Nachfasskontakte beim Angebotsversand. Legen Sie sofort Aufgaben oder Kalendererinnerungen für Tag 3, Tag 7 und Tag 14 an.
2. Arbeiten Sie mit einer festen Wochenroutine. Beispielsweise jeden Dienstag um 9 Uhr eine halbe Stunde offene Angebote nachverfolgen. Ein fester Block schlägt zehn gute Vorsätze.
3. Führen Sie eine einfache Liste oder Pipeline mit Status und nächstem Schritt jedes Angebots. Ein einfaches CRM sendet diese Erinnerungen automatisch.
4. Notieren Sie bei jeder Antwort den Grund. Zu teuer, Zeitpunkt, Konkurrenz, keine Antwort: Nach einigen Monaten erkennen Sie Muster, anhand derer Sie Angebote oder Preise anpassen können.

Nach angemessenen, relevanten Versuchen ohne jede Antwort ist es Zeit für einen Abschluss. Respektieren Sie einen ausdrücklichen Wunsch nach keinem weiteren Kontakt sofort. Schließen Sie ausdrücklich mit einer freundlichen E-Mail ab: Sie legen den Vorgang ab, das Angebot bleibt eine Zeit lang gültig und der Kunde ist jederzeit willkommen. Ein solcher Abschluss wirkt professionell und kann Klarheit schaffen, ohne weiteren Druck auszuüben.

Endet die Nachverfolgung, muss die Beziehung nicht enden. Ein späterer Kontakt kann passen, wenn er vereinbart ist. Fügen Sie niemanden automatisch einem Newsletter hinzu, weil ein Angebot unbeantwortet blieb. Prüfen Sie zuerst Kontaktwünsche, Rechtsgrundlage und geltende Marketingregeln.

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