Van mailprovider wisselen zonder één mail te verliezen

Zonder inventaris ga je onderweg iets vergeten. Noteer:

• Alle mailadressen, ook de aliassen en de doorstuuradressen die niemand nog gebruikt.
• Waar je DNS beheerd wordt. Vaak niet bij dezelfde partij als je mail.
• Je huidige MX-records, met hun prioriteiten.
• Je SPF-record, en welke diensten daarin staan.
• Al je verzendende diensten: nieuwsbrieftool, boekhoudpakket, webshop, contactformulier, planningstool.
• Hoeveel archief er is per postbus, want dat bepaalt hoelang de migratie duurt.

Die vijfde is de sluipmoordenaar. Vergeet je je facturatiepakket in je nieuwe SPF op te nemen, dan belanden je facturen wekenlang in spam voor iemand het doorheeft.

Volg deze acht stappen. De volgorde is belangrijker dan de snelheid.

1. Zet de nieuwe omgeving op en maak alle postbussen aan, zonder iets aan je DNS te wijzigen.
2. Test intern door rechtstreeks in te loggen op de nieuwe omgeving en mail te versturen.
3. Kopieer je archief met een migratietool. Dit kan uren tot dagen duren en gebeurt volledig zonder onderbreking.
4. Verlaag de TTL van je MX-records naar 300 seconden, minstens 48 uur op voorhand.
5. Bereid je nieuwe SPF, DKIM en DMARC voor zodat ze klaarstaan.
6. Schakel de MX-records om op een rustig moment.
7. Doe een laatste synchronisatie van wat er in de tussentijd nog op de oude omgeving binnenkwam.
8. Laat de oude omgeving minstens twee weken staan.

Die vierde stap is wat een verhuis van uren naar minuten brengt. Zonder verlaagde TTL kan het tot een etmaal duren voor alle verzendende servers je nieuwe MX kennen, en in die periode komt mail op twee plaatsen binnen.

Goed nieuws: mail gaat zelden verloren tijdens een correcte verhuis. Verzendende servers die je nieuwe MX nog niet kennen, leveren gewoon af op de oude, en daarom laat je die staan.

Waar het wel misgaat:

Fout	Gevolg	Voorkomen
Oude omgeving meteen opgezegd	Mail bounct definitief	Twee weken laten staan
SPF niet aangepast	Je eigen mail belandt in spam	Vooraf klaarzetten
Verzendende diensten vergeten	Facturen en nieuwsbrieven in spam	Inventaris maken
DKIM niet opnieuw ingesteld	Slechtere aflevering	Nieuwe sleutels publiceren
Verhuis op vrijdag	Geen hulp in het weekend	Dinsdag of woensdag kiezen

Die tweede en vierde raken je aflevering, en dat is duur: verzenders die niet voldoen aan de e-mailregels van Google en Yahoo zien 22 tot 34% van hun mails in de spammap belanden, tegenover 5 tot 10% bij correcte instellingen.

Een verhuis is het beste moment om dingen recht te zetten die al jaren scheef stonden, want je bent er toch mee bezig.

• Eén SPF-record, niet twee. Meerdere SPF-records maken het geheel ongeldig, en dat komt vaker voor dan je denkt.
• DKIM voor elke verzendende dienst, niet alleen voor je postbus.
• DMARC, te beginnen op none met rapportage. Slechts 30,4% van de domeinen heeft een DMARC-record en amper 12,8% blokkeert effectief vervalste mail.
• Tweestapsverificatie op alle nieuwe postbussen, meteen vanaf dag één.

Dat laatste is geen luxe. 45,8% van de Vlaamse ondernemingen werd in 2024 het slachtoffer van een cyberaanval, en een gekaapte mailbox is daarbij een van de meest voorkomende ingangen.

Loop dit af binnen het uur, en nog eens na 24 uur.

1. Stuur en ontvang een testmail vanaf een extern adres.
2. Controleer of je contactformulier nog mail bezorgt.
3. Stuur een testfactuur vanuit je boekhoudpakket en kijk waar hij belandt.
4. Verstuur een testmail vanuit je nieuwsbrieftool naar jezelf.
5. Controleer of je archief volledig is, met een steekproef op oude mappen.
6. Kijk of alle telefoons en tablets van je team opnieuw ingesteld zijn.

Die derde en vierde worden het vaakst vergeten, en ze veroorzaken de meeste schade. Wil je nadien objectief nakijken of je e-mailtechniek klopt, dan controleert de gratis marketing scan je MX, SPF en DMARC samen met je zes andere pijlers.