Een publiek gedeelde cloudmap met klantbestanden sluiten

Verwijder of verplaats niets, maar wacht ook niet met het intrekken van de open link. Leg met een schermafbeelding of notitie kort vast wat er stond (deelstatus en rollen) en zet het delen via een link meteen uit. Die vastlegging kost een minuut en voorkomt dat je achteraf niet weet wat je hebt gewijzigd. De beveiligingsgids van MDN beschrijft webbeveiliging als het beschermen van gegevens die privé moeten blijven en noemt sterke authenticatie als kernpraktijk. Die bron gaat over websites en niet over cloudmappen; het uitgangspunt dat alleen bewust gekozen personen toegang hebben, is hier onze eigen redenering.

Maak daarna een inventaris met vijf kolommen: naam van de map, eigenaar, huidige deelstatus, soort inhoud en wie er werkelijk toegang nodig heeft. Noteer ook submappen die een eigen deelstatus kunnen hebben. Een map kan gesloten lijken terwijl een onderliggend bestand nog een open link heeft. Welke weergave de tool daarvoor biedt, controleert de beheerder in de instellingen van de dienst.

Werk met een vaste volgorde. Is een tweede persoon direct beschikbaar, laat die dan noteren, maar wacht daar niet op als de map nu publiek staat.

1. Open de deelinstellingen van de map en lees af wie toegang heeft: specifieke personen, een groep of iedereen met de link.
2. Maak een schermafbeelding of notitie van de huidige situatie, inclusief rollen zoals alleen lezen of bewerken.
3. Zet het algemene delen via een link uit of beperk het tot aangewezen personen. Doe dit direct als je weet dat de map publiek is. Wat de optie in jouw tool precies heet, lees je in de interface en de helpdocumentatie.
4. Verwijder personen die geen reden meer hebben om toegang te hebben, zoals oud-collega's en afgesloten dossiers.
5. Geef elke overgebleven persoon de laagste rol die volstaat. Lezen is meestal genoeg voor een klant.
6. Controleer de submappen en losse bestanden en herhaal stap 1 tot 5 waar nodig.
7. Kijk of de tool een overzicht van recente toegang of activiteit biedt. Beschikbaarheid en detail verschillen per dienst en abonnement. Vraag dit na bij je beheerder.

Een instelling wijzigen is niet hetzelfde als testen dat de wijziging werkt. Verzamel de links die in omloop zijn: in e-mails aan klanten, in offertes, in een intranet, in chatberichten en op je website. Zoek in je eigen mailbox en documenten naar het domein van de clouddienst.

1. Open elke gevonden link in een privévenster zonder ingelogd account.
2. Noteer of je de inhoud ziet, een aanvraag voor toegang krijgt of een foutmelding.
3. Test ook vanaf een telefoon op mobiele data, om zeker te zijn dat je niet via een vertrouwd toestel binnenkomt. Dit bewijst niet dat geen enkel ander account of beheerrecht nog toegang heeft; controleer dat in de deelinstellingen.
4. Verwijder of vervang links die nog in publieke pagina's staan.

Over zoekmachines blijft onzekerheid: je kunt niet garanderen dat een eerder publiek bestand nergens meer in een zoekindex of cache te vinden is. Zoek op de bestandsnaam of een herkenbare zin en noteer wat je vindt. Vragen over verwijdering bij derden bespreek je met de betrokken dienst of met je privacyverantwoordelijke.

Sluiten mag niet betekenen dat iedereen buiten staat. Gebruik deze regels per map of bestand.

Of je een melding moet doen of termijnen moet bewaren, hangt af van je situatie. Dat beoordeel je met je privacyverantwoordelijke of adviseur.

De beste deelinstellingen helpen weinig als het account van de eigenaar kwetsbaar is. Als voorbeeld bij een Google-account: de hulppagina over tweestapsverificatie van Google legt uit dat je een extra beveiligingslaag aan je account kunt toevoegen voor het geval je wachtwoord gestolen wordt. Bij een werk- of schoolaccount kunnen de stappen anders zijn en beslist soms de beheerder. Controleer dit dus bij hem of haar. Gebruik eigen accounts en geen gedeelde logins, zodat je altijd weet wie wat heeft geopend.

Fictief scenario (alleen invoer en controles): een map heeft drie submappen: offertes, contracten en foto's. Alleen de hoofdmap staat op delen via een link. Invoer: inventaris met per submap eigenaar, status en actieve gebruikers. Te controleren: staat na je wijziging de hoofdmap op beperkt, hebben de submappen een eigen open status, en kan de klant met een lopend project zich nog aanmelden via een persoonlijke uitnodiging? Uitkomst: onbekend tot je test.

Herhaal na de wijzigingen de test met alle verzamelde links in een privévenster. Laat ook een collega of klant met een toegestaan account bevestigen dat het dossier nog opent. Leg in een kort logboek vast: datum, wie het deed, welke mappen, de oude en nieuwe status en wat je getest hebt.

Plan een herhaling, bijvoorbeeld bij elke afsluiting van een dossier, en spreek af wie nieuwe mappen mag delen en met welke standaardrol. Een scan van je website laat alleen zien wat publiek zichtbaar is en kan niet bewijzen hoe je clouddienst is ingesteld. Wil je weten welke signalen je site publiek toont, bekijk dan je website via Marketing Scan. Je cloudinstellingen blijven iets wat je zelf nakijkt.