Domeinverlenging komt in een ongebruikte mailbox

Een melding doorloopt een keten: de registrar stuurt naar een contactadres, dat adres leidt naar een mailbox, en iemand moet die mailbox lezen en handelen. Elke schakel kan breken:

• het contactadres hoort bij een vertrokken medewerker of een bureau
• het adres bestaat nog, maar niemand leest die mailbox
• het adres hangt aan het domein dat zelf vervalt, waardoor een mislukking de melding ook onbereikbaar maakt
• spamfilter of volle mailbox houdt berichten tegen
• de registrant is een derde partij, en de meldingen gaan daar naartoe

Kijk in je beheeromgeving van de registrar welk contactadres vermeld staat en wie als registrant is opgegeven. De plaats en benaming verschillen per aanbieder, dus zoek dit op in hun hulp. Vergelijk daarna met de mailboxen die in de praktijk gelezen worden.

Maak één overzichtsblad per domein en bewaar het op een plek waar minstens twee personen bij kunnen.

Een veld dat je niet kunt invullen, is al een bevinding. Zoek het uit voor je verdergaat.

1. Richt een gedeelde rolmailbox in als contactadres, en laat minstens twee mensen meelezen of automatisch doorsturen.
2. Pas het contactadres bij de registrar aan. Controleer of de registrar een bevestiging vraagt, ook van het oude adres, en of de wijziging bijkomende effecten heeft zoals een tijdelijke blokkade. Kijk of er een bevestiging of testbericht volgt. Biedt je registrar dat niet aan, noteer dan dat deze test niet mogelijk was.
3. Zoek in de oude en de nieuwe mailbox naar eerdere berichten van de registrar, ook in spam.
4. Controleer het echte afzenderadres van de registrar en zorg dat berichten niet in spam belanden. Open geen links in mails zonder dit te verifiëren; ga liever zelf naar de beheeromgeving. Laat de mailbox niet volraken.
5. Spreek af wie reageert, en wie het overneemt als die persoon afwezig is.
6. Zet kalenderherinneringen die niet van de registrar afhangen. Als voorstel: zestig, dertig en veertien dagen voor de vervaldatum.
7. Noteer de testdatum op het overzichtsblad.

Een test bewijst dat de melding op dat moment aankomt, niet dat ze later nog aankomt. Plan de test daarom jaarlijks opnieuw.

Een automatische verlenging werkt enkel als de betaling slaagt. Controleer daarom de route, niet alleen de instelling. Gebruik deze beslisregels:

• Vervalt de kaart vóór de vervaldatum van het domein? Vervang of werk de betaalgegevens nu bij.
• Is de kaarthouder weg of van functie veranderd? Draag de betaling over aan een vaste rol en noteer dat.
• Staat automatische verlenging uit? Beslis bewust: zet ze aan, of plan een manuele verlenging in de agenda.
• Betaalt een bureau of leverancier? Vraag schriftelijk bevestiging van wie verlengt en wanneer.
• Gaan facturen naar een adres dat niemand leest? Laat ze naar de rolmailbox sturen.

Noteer de vervaldatum van het betaalmiddel op het overzichtsblad en zet er een eigen herinnering voor. Een kaart die net voor de verlenging vervalt, is een bekend scenario dat je met één controle kunt afvangen.

Wie de mailbox of het registraraccount overneemt, kan meldingen onderscheppen of het domein beïnvloeden. MDN raadt sterke authenticatie aan, waarbij passkeys de veiligste methode zijn en eenmalige tijdgebonden codes veiliger dan wachtwoorden alleen, en beveelt aan toegang tot je project te beheersen (MDN over webbeveiliging). Dit is MDN-advies voor webprojecten; het is hier een eigen toepassing op registrar en rolmailbox. Welke opties je registrar aanbiedt, controleer je in zijn beheeromgeving. Is er een vertrokken medewerker of bureau met toegang tot registrar of mailbox, trek die toegang dan meteen in, zonder te wachten op een volledige inventaris.

Gebruik je voor de mailbox een Google-account, dan beschrijft Google hoe je tweestapsverificatie aanzet, en dat het tot 7 dagen kan duren voordat Google een nieuw telefoonnummer voor die stap vertrouwt (Google over tweestapsverificatie). Stel dit dus ruim voor de vervaldatum in. Een werk- of schoolaccount kan beperkt zijn door een beheerder.

Laat herstel niet van één telefoon of één persoon afhangen. Controleer ook na elke DNS-wijziging of er records zijn die naar diensten verwijzen die je niet meer gebruikt. MDN somt subdomain takeover op als aanvalstype.

Fictief voorbeeld (alleen invoer en controles): een domein dat over negentig dagen vervalt. Het contactadres is een mailbox van een vertrokken medewerker. Automatische verlenging staat aan. De betaalkaart vervalt vóór de vervaldatum. Het registraraccount heeft alleen een wachtwoord.

Te doen en te controleren: het contactadres staat op een rolmailbox met twee lezers, en een bevestiging of testbericht is in beide inboxen gezien, of genoteerd als niet beschikbaar. De kaart is vervangen en de nieuwe vervaldatum staat op het blad. Er is een tweede verificatiestap actief, met een herstelroute die twee personen kennen. Kalenderherinneringen staan in een gedeelde agenda. Het overzichtsblad is opgeslagen waar twee mensen bij kunnen.

Een publieke scan ziet je registrar, betaalgegevens of mailbox niet, dus deze controles voer je zelf uit in je beheeromgeving. Wil je bekijken welke signalen je website wel publiek toont, dan kan dat via Marketing Scan. Beloof jezelf daarbij niet dat die scan al deze controles dekt.