Een externe contentplanner opleveren zonder wachtwoorddeling

Een gedeeld wachtwoord geeft de externe partij meestal alles: profielinstellingen, berichten, e-mailadres en facturatie. Je weet daarna ook niet meer wie een bericht plaatste, en het wachtwoord kan intussen bij anderen terechtkomen. Bovendien val je bij een personeelswissel bij de externe partij terug op wachtwoorden wijzigen, wat je eigen team ook raakt.

De hulpcentrale van LinkedIn (https://www.linkedin.com/help/linkedin) bevat aparte onderwerpen voor onder meer e-mailadres wijzigen, wachtwoord opnieuw instellen en zichtbaarheid van berichten. Die startpagina beschrijft zelf geen beheerrollen. Het principe blijft dat de planner maar een klein deel van de rechten nodig heeft, dus zoek de rollen voor bedrijfspagina's op in de actuele hulpdocumentatie. Zoek per kanaal op welke beheerrollen bestaan voor een bedrijfspagina of advertentieaccount, want de naamgeving en mogelijkheden kan het platform wijzigen.

1. Inventariseer de kanalen. Noteer per kanaal wat de planner moet kunnen: berichten voorbereiden, publiceren, reageren of rapporteren.
2. Zoek de rollenlijst op. Lees in de actuele hulpdocumentatie van elk kanaal welke rollen er zijn en wat elke rol toelaat. Verzin geen rolnamen uit het hoofd.
3. Kies de laagste rol die het werk mogelijk maakt. Kan de planner alleen voorbereiden, geef dan geen publicatierechten als dat platform dat onderscheid kent.
4. Nodig uit op de naam van de persoon. Gebruik een persoonlijk of functioneel zakelijk adres van de externe partij, nooit een gedeeld mailadres van jouw bedrijf. Laat de planner zelf zijn eigen sterke aanmelding instellen.

Bewaar een eenvoudige toegangslijst: kanaal, naam, rol, startdatum en een geplande herzieningsdatum.

Is er geen rol die de taak afdekt zonder te veel rechten, kies dan voor aanleveren buiten het kanaal en laat een interne persoon publiceren.

Toegang beperken is niet genoeg: je moet ook zien wat er klaarstaat. Spreek af dat de planner elke week een overzicht aanlevert met datum, kanaal, tekst, beeld, link en doel van elk bericht. Vergelijk dat overzicht met wat in het kanaal zelf gepland staat. Verschilt het, vraag dan eerst uitleg voor je iets wijzigt.

Let bij elk bericht op vijf punten: klopt de merknaam, werkt de link, zijn prijzen en acties nog actueel, staat de juiste zichtbaarheid ingesteld en is er een alternatieve tekst bij elk beeld? Dat laatste volgt uit de toegankelijkheidstutorials van het W3C (https://www.w3.org/WAI/tutorials/), die uitleggen hoe je inhoud bruikbaar maakt voor mensen met een beperking. Die tutorials gaan over webinhoud, dus controleer per socialkanaal of een alternatieve tekst daar kan worden ingesteld.

Stel: een kmo laat een externe planner twee kanalen beheren, een bedrijfspagina en een advertentieaccount. De eigenaar start met de toegangslijst. Voor de bedrijfspagina geeft hij de planner na lezing van de actuele rollenuitleg de laagste rol die inplannen toelaat. Voor het advertentieaccount krijgt de planner voorlopig geen toegang, omdat het budget eerst een plafond nodig heeft.

Verwachte controles bij oplevering: de planner staat op zijn eigen naam in de lijst met beheerders, het gedeelde wachtwoord is nergens uitgewisseld, de wekelijkse kalender komt overeen met de geplande berichten en de eigenaar blijft vermeld als eindverantwoordelijke. Er worden hier geen resultaten voorspeld; het voorbeeld toont alleen invoer en de controles die daarop volgen.

Plan bij de start al het einde. Noteer een herzieningsdatum voor elke rol en trek de toegang in zodra de samenwerking stopt, wijzigt of de taak verandert. Is er toegang die niet (meer) hoort te bestaan, trek die dan meteen in en wacht niet op de herzieningsdatum of een volledige inventaris. Controleer daarna in het kanaal dat de persoon niet meer in de lijst met beheerders staat. Laat ook losgekoppelde tools nakijken waaraan de planner publicatiemachtigingen heeft gegeven, want die kunnen apart blijven bestaan.

Wil je weten welke openbare signalen je kanalen en website nu tonen, bekijk dan de publieke signalen van je eigen website via Marketing Scan. Een publieke scan meet alleen wat zichtbaar is en kan jouw interne rollen of accountinstellingen niet beoordelen.